一、郵件標題只能是客戶求購的產品名稱，不要加其它的任何多餘語言。
這樣，客戶打開你郵件的可能性一般可達到100%或是客戶關心的問題。
二、第一次聯繫客戶時，除非客戶在詢問中提出，最好不要主動附上圖片
三、開頭語特忌諱主動過多介紹自己，
因為會給人一種推銷的感覺，給人的第一感覺就不好。
事實上，沒有幾個客戶會有耐心來閱讀你的長篇介紹的，不主動過多介紹自己將一定反而會給客戶一種很自信、很專業的印象，這種印象對你來說是非常重要的，也不要過多介紹過多的產品，因為客戶只關心他想要的東西，這樣才能體驗你的專業性，針對性的回答。
那麼，過多的標準是什麼呢？我們認為，介紹性語言超過兩句即是過
四、簡潔開頭後，你必須立即進入正文，即報價。
因為客戶最關心的無非是產品規格與價格而已，你如不能提供客戶想要的東西，客戶回你幹麻？
立即進入報價，證明你是專業做該行的，你是有誠意、實實在在想做生意的，大家的時間都很寶貴，都不想浪費時間，特別是歐美商人更是如此，對於發達美國商人，生活快節奏，所以他對於效率及時間比較注重。
有人說，客戶詢問中規格說的不全，無法報價，事實上，沒有那個買主會在詢問中一次就把要求說完的，你可試探性報，報錯了沒關係，這只是證明你是專業的、多年做該行的，如所報的規格與客戶所要的不符，客戶一般會很快回覆你並詳細告訴你他所需產品的具體要求的，有人總喜歡第一次聯繫客戶時就問東問西的，有些國家的客戶 (如印度、韓國) 可能會耐心回你，但對大多數歐美客商 (如美國) 來說，他們一般是不會回覆該類郵件的。
五、所報的價必須是實價，必須與現有的市場行情相吻合。
價格太低，客戶知道你不是做這行，不會理你；價太高，會嚇跑客戶，客戶也不會回你；所以，切勿亂報價，應了解清楚了、多比較後再報，對新產品、對外貿公司來說，這點尤其重要。
六、開頭語簡潔帶過，證明你是專業而老練的商人，可立即拉近與客戶的距離。
七、與客戶第一次聯繫最好用 hotmail 或 yahoo，或在郵件中另附 hotmail 信箱。
因為垃圾郵件氾濫的原因，中國越來越多的郵件服務器被國外打入黑名單，而且 hotmail 可以讓你直接與客戶交談。
你發的郵件可能最終進不了客戶的郵箱，或客戶回你的郵件你也收不到，這種情況已越來越嚴重，而用 hotmail 郵箱一般不會有這方面的問題。
備註：gmail 的穩定性比較強。
八、強烈建議：如你不能報出有一定競爭力的價格，請最好不要聯繫客戶。
既然報不了價自然就成交不了，而且客戶很可能不會回應，那又何必浪費你及買主寶貴的工作時間呢？
對外貿公司來說，在貨源上多下點功夫，效果一定好很多。
客戶需要耐心耕耘，說不定正要放棄的時候，買主就剛好有這個需要，所以，請盡量有耐心的去培養一個買主。
總之，聯繫客戶的目地無非是為了爭取能最終成交，而要能最終實現成交的目的，起碼要通過產品規格相符、出口報價適當這兩個門檻，直接洽談這兩個最重要的問題，不僅買主喜歡，也能大大縮短成交的進程。
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