有些做外貿的朋友總是會有這樣的困惑，我給客戶發了郵件，怎麼石沉大海？或者客戶給我發了詢盤，我回復後沒有下文了，發了幾次還是沒有回應。
造成這種情況有很多種原因。
雖然一封寫得比較有煽動性和有看點的郵件有助吸引客戶眼球並最終勾引客戶興趣，但由於每個人閱讀的習慣和興趣不同，A認為不錯的文字可能B看了不對胃口，所以說我們所能做的也就是根據回复率不斷調整我們信函表達的方式和內容以爭取提高廣大客戶的回复率，但有一點很清楚，我們並無法保證哪種方法是最好的，我們所做的只是提高概率，就像買彩票，單式和復式的中獎概率是不一樣的，但你買複式就一定會中獎麼？未必。因為發這種信函的時候很多非人為因素並非我們能控制得了的--好幾道工序是需要老天保佑的：首先是我們的郵件不要被他們的郵件服務器BLOCK為junk mail。 （其實被列為junk mail也是我們很多郵件的最終下場，雖然避免群發郵件，盡量不要在第一封信時以HTML格式發送或是不要添加附件等小技巧可以避免被列為SPAM，但來自中國的郵件還是很容易被國外的服務器列為垃圾郵件），其次是客戶不要看了郵件標題就直接刪除郵件（簡單直接的標題對有些客戶來說他看了產生興趣直接就打開了，但有些客戶可能一看就是當垃圾郵件刪除，這個標題的優劣以否不好說，客戶的愛好也是蘿蔔青菜的，各有所好，也不好把握，只能靠運氣由他們選了。），再次就是看你這封信信的人是否在公司裡有決定權，如果他不關心的內容可能他就當垃圾隨手刪掉了，所以說在這個過程中運氣也滿重要的。因此，我個人覺得郵件式的開發客戶模式用一句話歸結起來就是要在RIGHT TIME IN A RIGHT WAY TO A RIGHT PERSON WITH A GOOD LUCK。
RIGHT TIME：什麼時候發信有關係麼？答案是肯定的，而且關係很大。一般來說周一不適合發信，因為通常週一客戶的郵箱會充滿業務信件或是垃圾郵件，這時候他處理郵件就沒那麼認真了，也許隨便掃一眼就拖進垃圾箱了；對時差相差較大的客戶比如歐洲和中東印度的客戶比較適合在下午發信，他們可以在工作時間內馬上看到信，這對提高他們的回复率至關重要。一般來說發信的時間最好集中在周二週三週四會比較好，週五由於臨近週末，客戶需要處理的事情會比較多，可能比較忙，這時候客戶可能也不會那麼認真看你的業務推薦信了，所以發信一定要注意把握時間，這是有效提高回复率的有效手段。
RIGHT WAY：首先保證第一封推薦函一定不要群發。在我們平時以純EMAIL方式進行開發業務的電子商務過程中，搜尋客戶的方式可能有N種，但如何讓客戶看了你的廣告函後回你信，好像也沒有人敢可以絕對保證他能做到----但事實上並沒有一種方式可以保證你的目標客戶一定會理你，我們只能盡量寫一封比較對大眾胃口的推薦信以提升客戶去看信的慾望及打開信後耐心看完信的興趣並讓客戶了解介紹的內容後產生某些想法---想法是客戶回信的動力，回复才是硬道理。當然，一封寫得再驚天地泣鬼神的信發過去如果被服務器列為SPAM那也等於零；如果通過了服務器但客戶一看標題感覺有垃圾郵件的味道不看直接刪除的也等於零；客戶看了以後沒什麼感覺那基本上也宣布等於零；只有客戶看了感覺有點價值，雖然沒有馬上回复但歸檔處理，理論上說這還有點搞頭，因為等他有需要的時他腦海裡想起你後還會翻出來聯繫聯繫；當然，唯一有意義的就是客戶看了你大作之後直接回复你。所以適當地根據回复率調整信函的內容和方式也是滿重要的，記得第一封信最好不要寫得太長或是太官樣文章，最好有點新意不要跟別人發的廣告信一樣沒創意，那誰都不會有興趣看下去的。
RIGHT PERSON：你的信誰看了最有效，這是你發信前要考慮的問題，最好直接找到這個人而不是泛泛地指TO WHOM WHO WILL CONCERN，當然如果找不到該傢伙的實際姓名只好直接稱呼MR 職務了；不過強烈建議聯繫的時候最好能夠搜到他的名字和他的個人郵箱，這樣會大大提高信的回复率。如果真的找不到這個傢伙的郵箱和個人郵件那隻好退而求其次發到該公司的INFO郵箱讓他們公司負責處理郵件的人轉了，比如你發到該公司INFO郵箱裡給MR.MANAGING DIRECTOR or MR.GENERAL MANAGER的信，如果內容看起來不是那麼SPAM的話一般人家也會根據你信上稱呼的職務幫你轉的。不過這時候能幫你忙的就是信的內容了，如果你能在信中提到幾句他們公司的實際的東西往往會讓你的信避免列為SPAM的下場，可以說RIGHT PERSON 是提高回复率這一環裡最重要的一步，找到這個可以自己做決定的人才有辦法以最直接的方式打開局面進行順暢的業務溝通，最好你能在發信之前弄到這個人的名字還有其個人郵箱。
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